Odprawa retrospektywna – towar z Chin bez odprawy celnej

Towar z Chin jest już w Polsce: w magazynie, u klienta albo w sprzedaży. Nie masz jednak dokumentu, który potwierdza, że został odprawiony. Nie ma zgłoszenia celnego z Twoim numerem EORI ani numeru MRN, a przewoźnik „z cłem w cenie” nie potrafi wyjaśnić, kto i gdzie zgłosił przesyłkę.

Agencje celne nazywają wyjście z takiej sytuacji odprawą retrospektywną. To określenie potoczne. W Unijnym Kodeksie Celnym nie ma procedury o tej nazwie. Chodzi o uregulowanie sytuacji towaru, który wszedł na obszar celny UE z naruszeniem przepisów: zgłoszenie go po fakcie, rozliczenie cła, VAT z importu i odsetek oraz nadanie mu statusu towaru unijnego.

W skrócie:

Towar spoza UE, który nie został zgłoszony, powoduje powstanie długu celnego z mocy prawa (art. 79 UKC). Dłużnikiem może być także ten, kto towar nabył lub go posiada.
Jeżeli zgłosisz nieprawidłowość sam, zanim urząd powiadomi Cię o długu lub zapowie kontrolę, przepisy traktują ją łagodniej (art. 103 lit. e rozporządzenia 2015/2446).
Odsetki za zwłokę liczą się od dnia powstania długu, nie od dnia jego wykrycia (art. 114 ust. 2 UKC).
Urząd ma na powiadomienie o długu 3 lata, a gdy czyn podlegał postępowaniu karnemu, okres ten wydłuża się do 5–10 lat (art. 103 UKC).
Odprawa porządkuje sprawy celne i podatkowe, ale nie załatwia wymagań produktowych, takich jak CE czy bezpieczeństwo produktu.

Co mówią przepisy

Podstawą jest Unijny Kodeks Celny (UKC, rozporządzenie 952/2013) i rozporządzenia wykonawcze do niego. Droga towaru z Chin do legalnego obrotu w Polsce wygląda tak:

Przedstawienie towaru. Towar przywieziony do UE musi zostać przedstawiony organowi celnemu w urzędzie celnym lub miejscu wskazanym przez urząd, na przykład w porcie albo na terminalu.
Czasowe składowanie. Od przedstawienia do odprawy towar czeka w czasowym składowaniu, bez cła i VAT, pod dozorem celnym. Zgodnie z art. 149 UKC musi zostać objęty procedurą celną lub powrotnie wywieziony w ciągu 90 dni.
Zgłoszenie celne. W Polsce składa się je elektronicznie przez portal PUESC, w systemie AIS/IMPORT PLUS, a dla przesyłek o niskiej wartości w AIS/e-COMMERCE (podatki.gov.pl).
Dopuszczenie do obrotu. Po przyjęciu zgłoszenia i zapłacie lub zabezpieczeniu cła i VAT towar otrzymuje status towaru unijnego i dopiero wtedy może być legalnie sprzedawany.

Jeżeli któryś z tych kroków został pominięty, na przykład towar opuścił terminal bez zgłoszenia, powstaje dług celny z niedopełnienia obowiązków (art. 79 UKC). Nie trzeba do tego żadnej decyzji: dług powstaje z chwilą naruszenia.

Kto jest dłużnikiem? Nie tylko przewoźnik czy spedytor. Według art. 79 ust. 3 UKC dłużnikiem jest każda osoba, która miała dopełnić obowiązków, osoba, która wiedziała lub powinna była wiedzieć o naruszeniu i działała w imieniu zobowiązanego, a także osoba, która nabyła lub posiadała towar, wiedząc albo mając uzasadnione powody wiedzieć o naruszeniu. W praktyce oznacza to, że polska firma, która odebrała kontener bez dokumentów odprawy, może odpowiadać za cło i VAT solidarnie z pośrednikiem.

Kiedy importerzy z Chin potrzebują odprawy retrospektywnej

Zła wola importera rzadko jest przyczyną. Znacznie częściej ktoś wybrał ofertę, która wyglądała zbyt wygodnie. Najczęstsze sytuacje:

Transport „door to door” lub DDP bez dokumentów. Chiński spedytor obiecuje dostawę „z cłem i VAT”. Po dostawie nie ma jednak dokumentu odprawy na Twoją firmę, nie wiadomo, kto był importerem, ani czy zgłoszenie w ogóle złożono. Szerzej opisaliśmy to w artykule DDP z Chin – na co uważać przy imporcie do Polski.
Towar wydany z terminala lub magazynu czasowego bez zwolnienia celnego. Błąd operatora, awaria systemu albo pomyłka w numerze kontenera powodują, że towar opuszcza dozór celny bez przyjętego zgłoszenia.
Przekroczony termin czasowego składowania. Towar czekał dłużej niż 90 dni i nie został objęty procedurą celną.
Paczki kurierskie i pocztowe z platform. Towar handlowy przychodzi jak przesyłka o niskiej wartości, z zaniżoną wartością albo podzielony na wiele paczek. To jest dziś szczególnie ryzykowne. Od 1 lipca 2026 r. przesyłki o wartości do 150 EUR nie są już zwolnione z cła. Obowiązuje opłata celna 3 EUR za każdą pozycję w przesyłce, na podstawie rozporządzenia Rady (UE) 2026/382. Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że dotychczasowe zwolnienie było nadużywane przez zaniżanie wartości i sztuczne dzielenie przesyłek (gov.pl).
Kontrola u Ciebie lub u klienta. Urząd, kupujący albo audytor prosi o dowód odprawy i okazuje się, że go nie ma.

Ważna zasada: zlecenie transportu komuś innemu nie przenosi odpowiedzialności. Jeżeli towar jest w Twojej firmie, to Ty musisz wykazać, że został legalnie wprowadzony na rynek UE.

Jak przebiega odprawa retrospektywna krok po kroku

Każda sprawa wygląda trochę inaczej, ale w praktyce agencji celnych powtarza się ten sam schemat:

Wstrzymanie sprzedaży i zabezpieczenie towaru. Nie rozpakowuj, nie dziel i nie sprzedawaj dalej. Urząd musi mieć pewność, że to ten sam towar, który widnieje na fakturze i w dokumentach przewozowych.
Ustalenie, czy odprawa na pewno się nie odbyła. Poproś spedytora na piśmie o numer MRN, dokument zgłoszenia i dane importera. Zdarza się, że odprawa była, ale na inną firmę albo w innym kraju UE. To inna sytuacja prawna niż brak odprawy.
Zebranie dokumentów: faktura handlowa, packing list, list przewozowy (B/L, CMR, AWB), potwierdzenia płatności za towar i transport, korespondencja ze spedytorem, dokumentacja produktu.
Decyzja o trybie z agencją celną, a przy większej wartości także z doradcą podatkowym lub adwokatem. Trzeba ustalić, czy razem z uregulowaniem towaru składa się zawiadomienie w trybie czynnego żalu. Kolejność i treść pism mają tu duże znaczenie.
Pismo do naczelnika właściwego urzędu celno-skarbowego. Opisuje się w nim, jak towar trafił do Polski, co się z nim działo i w jaki sposób ma zostać uregulowany.
Przedstawienie towaru, jeżeli urząd tego zażąda, najlepiej w oryginalnych opakowaniach i w pełnej ilości.
Zgłoszenie celne do dopuszczenia do obrotu w systemie AIS/IMPORT PLUS, z właściwą klasyfikacją w kodzie CN, wartością celną (cena towaru plus koszty transportu i ubezpieczenia do granicy UE) oraz ewentualnymi świadectwami pochodzenia i pozwoleniami.
Określenie i zapłata należności: cło, ewentualne cło antydumpingowe, VAT z importu i odsetki. Po zwolnieniu towaru otrzymujesz dokumenty, które potwierdzają jego legalny status.
Księgowanie. VAT z importu wynikający z dokumentu celnego podatnik VAT czynny co do zasady może odliczyć na ogólnych zasadach. Księgowość powinna dostać komplet dokumentów.

Całość trwa zwykle od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od kompletności dokumentów i stanowiska urzędu.

Zgłoszenie z własnej inicjatywy czy wykrycie przez urząd

Najważniejsze jest to, kto pierwszy zauważy problem. Przepisy nagradzają importera, który sam zgłosi nieprawidłowość.

Zgodnie z art. 103 lit. e rozporządzenia delegowanego 2015/2446 naruszenie powodujące dług celny z art. 79 ust. 1 lit. a lub b UKC uznaje się za uchybienie bez istotnego wpływu na prawidłowy przebieg procedury. Warunek: osoba zainteresowana informuje urząd o nieprawidłowości, zanim zostanie powiadomiona o długu celnym lub zanim urząd poinformuje ją o zamiarze przeprowadzenia kontroli.

To otwiera drogę do art. 124 ust. 1 lit. h UKC. Dług powstały z naruszenia wygasa, jeżeli uchybienie nie było usiłowaniem oszustwa, a następnie dopełniono wszystkich formalności potrzebnych do uregulowania sytuacji towaru. W praktyce towar i tak zostaje zgłoszony do dopuszczenia do obrotu i cło oraz VAT płaci się od tego zgłoszenia. Ta droga ma jednak znaczenie dla odsetek, sankcji i oceny sprawy przez urząd.

	Zgłaszasz sam, zanim urząd się dowie	Urząd wykrywa brak odprawy
Ocena naruszenia	Może zostać uznane za uchybienie bez istotnego wpływu (art. 103 lit. e rozp. 2015/2446)	Bez tej preferencji, urząd ocenia okoliczności sam
Dług celny z art. 79 UKC	Może wygasnąć po uregulowaniu towaru (art. 124 ust. 1 lit. h)	Urząd określa dług decyzją i powiadamia dłużników
Odsetki za zwłokę	Zależą od sposobu uregulowania i stanowiska urzędu	Od dnia powstania długu do dnia powiadomienia (art. 114 ust. 2 UKC)
Odpowiedzialność karna skarbowa	Możliwy czynny żal (art. 16 KKS), jeżeli spełnione są jego warunki	Czynny żal jest już bezskuteczny, możliwe postępowanie z art. 86 KKS
Próba oszustwa	Wyłącza wszystkie powyższe ułatwienia (art. 124 ust. 6 UKC)	Wyłącza wszystkie powyższe ułatwienia

Czynny żal to zawiadomienie organu o popełnieniu czynu zabronionego, które chroni przed ukaraniem. Jest skuteczne tylko wtedy, gdy organ nie ma jeszcze udokumentowanej wiadomości o czynie i nie rozpoczął czynności zmierzających do jego ujawnienia. Trzeba ujawnić istotne okoliczności, w tym osoby współdziałające, oraz zapłacić całą należność w wyznaczonym terminie. Pismo powinien przygotować profesjonalista.

Koszty, odsetki i terminy

Należności. Płacisz to samo co przy zwykłej odprawie: cło według stawki dla kodu CN, ewentualne cło antydumpingowe (dla wielu towarów z Chin bardzo wysokie) i VAT z importu, liczony od wartości celnej powiększonej o cło. Jak policzyć pełny koszt importu, pokazaliśmy w artykule Ile naprawdę kosztuje import z Chin.

Odsetki. Przy długu z art. 79 UKC odsetki za zwłokę liczą się od dnia powstania długu do dnia powiadomienia o nim (art. 114 ust. 2 UKC). Im dłużej towar leży bez uregulowania, tym drożej.

Koszt obsługi. Agencja musi przygotować pismo, wyjaśnienia i zgłoszenie. Na rynku spotyka się stawki od około 1000 zł netto za prostą sprawę, do tego ewentualny koszt doradcy lub adwokata.

Jak długo urząd może wrócić do sprawy. Zgodnie z art. 103 UKC urząd nie może powiadomić o długu celnym po upływie 3 lat od jego powstania. Jeżeli dług powstał w wyniku czynu, który w chwili popełnienia podlegał postępowaniu karnemu, termin wydłuża się do 5–10 lat, zależnie od prawa krajowego. Brak kontroli w pierwszym roku nie oznacza więc, że sprawa jest zamknięta.

Odpowiedzialność karna skarbowa. Przywiezienie towaru bez przedstawienia go organowi celnemu lub bez zgłoszenia, narażające cło na uszczuplenie, to przemyt celny z art. 86 KKS. Grozi za to grzywna do 720 stawek dziennych albo kara pozbawienia wolności do lat 2, lub obie kary łącznie. Jeżeli narażone cło nie przekracza pięciokrotności minimalnego wynagrodzenia (w 2026 r. to 24 030 zł przy płacy minimalnej 4806 zł), czyn jest wykroczeniem skarbowym. Wprowadzenie urzędu w błąd, na przykład przez zaniżenie wartości na fakturze, to oszustwo celne z art. 87 KKS.

Czego odprawa retrospektywna nie załatwia

Odprawa porządkuje sprawy celne i podatkowe. Nie sprawia jednak, że produkt można legalnie sprzedawać w UE. Osoba, która wprowadza towar do obrotu, nadal musi spełnić wymagania produktowe:

Oznakowanie CE i deklaracja zgodności dla produktów objętych dyrektywami lub rozporządzeniami, na przykład dla maszyn, elektroniki, zabawek czy urządzeń radiowych. Dokumentacja musi dotyczyć konkretnego modelu, a nie tylko „certyfikatu fabryki”.
Ogólne bezpieczeństwo produktu (GPSR). Od 13 grudnia 2024 r. stosuje się rozporządzenie (UE) 2023/988. Produkt konsumencki musi mieć w UE odpowiedzialny podmiot gospodarczy, a na produkcie lub opakowaniu muszą być dane producenta i importera wraz z adresem.
Instrukcje i ostrzeżenia po polsku oraz oznaczenia wymagane dla danej kategorii towaru.
Zakazy i ograniczenia, na przykład dla towarów podwójnego zastosowania, chemikaliów czy produktów objętych sankcjami. Przy tych towarach sprawa jest znacznie poważniejsza niż samo cło.

Urząd, który i tak przygląda się towarowi przy legalizacji, może zapytać także o te dokumenty. Dobrze mieć je przygotowane.

Jak nie dopuścić do potrzeby odprawy retrospektywnej

Najtańsza odprawa retrospektywna to ta, której nie trzeba robić. Przed złożeniem zamówienia w Chinach:

Ustal na piśmie, kto będzie importerem i na czyj numer EORI zostanie złożone zgłoszenie celne.
Sprawdź kod CN i stawkę cła, w tym ewentualne cło antydumpingowe, zanim zaakceptujesz cenę.
Nie przyjmuj ofert „z cłem w cenie”, jeżeli nikt nie potrafi pokazać, jak to cło zostało policzone.
Zażądaj numeru MRN i dokumentu zgłoszenia przed odbiorem towaru albo najpóźniej przy dostawie.
Pilnuj, żeby wartość na fakturze była prawdziwa. Zaniżanie wartości to nie oszczędność, tylko ryzyko oszustwa celnego.
Przy paczkach z platform pamiętaj, że od 1 lipca 2026 r. przesyłki do 150 EUR podlegają opłacie celnej 3 EUR za pozycję, a towar handlowy należy zgłaszać jako handlowy.
Przygotuj dokumentację zgodności (CE, GPSR, instrukcje) jeszcze przed wysyłką.

Jak pomagamy w DNG Global

W projektach, które prowadzimy, odprawa celna jest częścią procesu od pierwszego dnia. Przed wysyłką z Chin znamy importera, kod CN, stawkę cła i komplet dokumentów. Towar jest odprawiany na polską firmę, a klient po dostawie dostaje dokumenty celne i polską fakturę.

Jeżeli masz już towar bez odprawy albo nie wiesz, czy odprawa została przeprowadzona prawidłowo, napisz na kontakt@dngglobal.eu lub zadzwoń pod numer +48 609 457 660. Pomożemy zebrać i uporządkować dokumenty i poprowadzimy sprawę razem ze sprawdzoną agencją celną.

Najczęstsze pytania

Czy odprawa retrospektywna jest legalna?

Tak. To nie jest sposób na ominięcie przepisów, tylko uregulowanie sytuacji towaru, który wszedł do UE bez prawidłowego zgłoszenia. Cło i VAT płaci się w pełnej wysokości.

Czy można ją przeprowadzić, jeśli część towaru została już sprzedana?

Często tak, ale sprawa jest trudniejsza, bo urząd nie może obejrzeć całego towaru. Trzeba wtedy dokładnie udokumentować, co i komu zostało sprzedane.

Czy urząd może upomnieć się o cło po latach?

Tak. Standardowo przez 3 lata od powstania długu, a jeżeli czyn podlegał postępowaniu karnemu, przez 5–10 lat (art. 103 UKC).

Czy odpowiadam, jeżeli to spedytor nie zrobił odprawy?

Możesz odpowiadać. Według art. 79 UKC dłużnikiem jest także osoba, która nabyła lub posiada towar, wiedząc albo mając uzasadnione powody wiedzieć o braku odprawy. Roszczenia wobec spedytora to osobna sprawa cywilna.

Ile trwa odprawa retrospektywna?

Zwykle od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od dokumentów i urzędu.

Czy mogę odliczyć VAT z importu?

Podatnik VAT czynny co do zasady odlicza VAT wynikający z dokumentu celnego na ogólnych zasadach. Warto omówić to z księgowością.

Podstawa prawna i źródła

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W konkretnej sprawie skonsultuj się z agencją celną, doradcą podatkowym lub adwokatem.